Bylaws

Vedtægter for Idrætsforeningen: Hafnia Langsværd Akademi/Hafnia
Longsword Academy – Søndag d. 2 juli 2023.

§ 1 Navn og hjemsted

Stk. 1: Foreningens navn er Hafnia Langsværd Akademi og den er stiftet juli 2023

Stk. 2: Foreningens hjemsted er København Kommune.

§ 2 Formål

Foreningen har til formål at fremme medlemmernes interesse i at dyrke idræt i form
af Historisk fægtning, herunder alle våbentyper som medlemmerne ønsker og hvortil
der kan samles tilstrækkelige deltagere.

Foreningen har også til formål at styrke fællesskabet og det sociale liv i foreningen
samt skabe sunde og stærke relationer til andre lignende foreninger, i lokalområdet,
på nationalt plan, og internationalt plan, med henblik på at lave samarbejdsstævner
og begivenheder.

Dette vil blive gennemført ved et fokus på at lave begivenheder og invitere udenland-
ske instruktører med jævne mellemrum, til at give undervisning for at øge det gene-
relle niveau af fægterne og skabe relationer.

Herudover er det også foreningens formål at fremme medlemmernes lyst til at enga-
gere sig og tage et medansvar i foreningen gennem folkeoplysende aktiviteter. For-
eningen varetager disse interesser på et almennyttigt grundlag.

§ 3 Tilhørsforhold til andre organisationer

Stk. 1: Foreningen skal i løbet af 2023 og 2024 tilsluttes DGI og DFF under Danmarks
Idrætsforbund og skal underlæges disse organisationers regler og bestemmelser.

Stk. 2: Indmeldelse og udmeldelse af organisationer er et generalforsamlingsanlig-
gende.

§ 4 Medlemsforhold

Stk. 1: Som aktivt medlem kan optages enhver, der tilslutter sig foreningens formål
og betaler kontingent for en periode på mindst to måneder.

Stk. 2: Der kan på samme måde optages passive medlemmer.

Stk. 3: Bestyrelsen kan udpege æresmedlemmer med taleret på generalforsamlingen.

Stk. 4: Ethvert aktivt medlem har ret til at anvende foreningens faciliteter og deltage i
foreningens aktiviteter og tilbud samt til demokratisk medindflydelse på foreningens
forhold efter disse vedtægter. Et passivt medlem har ikke adgang til selve idrætsudø-
velsen, men har alle øvrige medlemsrettigheder. For udøvelse af stemmeret på gene-
ralforsamlingen gælder bestemmelsen i § 7, stk. 4.

Stk. 5: Medlemmerne er forpligtet til at overholde foreningens vedtægter og øvrige
bestemmelser. Medlemmerne er endvidere forpligtet til at overholde de regler og be-
stemmelser, som er fastsat af en organisation, som foreningen er tilsluttet.

Stk. 6: Anmodning om medlemskab behandles af bestyrelsen, og medlemsskabet
gælder fra, at bestyrelsen har oprettet det. Bestyrelsen kan kun afslå medlemskab,
såfremt der foreligger en særlig begrundelse herfor. Afslag på medlemskab, dog ikke
som følge af venteliste, kan kræves indbragt for generalforsamlingen af den, der har
fået afslag. Anmodning herom skal fremsættes inden fire uger efter, at afslaget er
meddelt. Anmodningen behandles på førstkommende generalforsamling.

Stk. 7: Udmeldelse sker skriftligt ved meddelelse til bestyrelsen. Udmeldelse kan ske
med én måneds varsel til udgangen af en kontingentperiode. Alle økonomiske mel-
lemværender opgøres og betales ved udmeldelse.

§ 5 Kontingent

Stk. 1: Kontingentet fastsættes af generalforsamlingen. Der kan fastsættes forskellige
kontingenter for konkrete grupper af medlemmer, herunder aldersbestemt kontingent
for aktive, kontingent for passive medlemmer og eventuelt helt eller delvist frikontin-
gent for grupper af ledere. Endvidere kan bestyrelsen fritage et medlem for kontin-
gentbetaling, såfremt særlige forhold taler for det.

Stk. 2: Bestyrelsen opkræver kontingent og fastlægger betalingsterminer og opkræv-
ningsform.

Stk. 3: Såfremt et medlem ikke betaler kontingent rettidigt, og ikke har betalt efter at
være blevet rykket, slettes den pågældende som medlem. Sådant ophør af medlem-
skabet kan ikke kræves indbragt for generalforsamlingen.

Forslag:
Medlemskontingent om måneden: 100 kr.
Hver sæson skal man booke sig ind på et hold: 300-400 kr.
Sæson: Forår, Sommer, Efterår og vinter er 1 sæson.
Forslag 2:
Studerende og børn (under 18) betaler ½ af alment kontingent og hold tilmelding
Bestyrelsen kan beslutte at undtage personer med speciale omstændigheder at være
fritaget fra kontingent.

§ 6 Udelukkelse og eksklusion

Stk. 1: Et medlem kan udelukkes midlertidigt for en periode op til seks måneder eller
kan ekskluderes, såfremt vedkommende handler til skade for foreningen, eller hvis
vedkommende ikke opfylder sine medlemsforpligtelser. Eksklusion indebærer, at med-
lemskabet ophører.

En grund til udelukkelse eller eksklusion kan være overtrædelse af for-
eningens Code of Conduct.

Stk. 2: I sager om midlertidig udelukkelse og eksklusion har medlemmet krav på at
blive hørt, inden bestyrelsen træffer sin afgørelse. I sager om eksklusion har med-
lemmet desuden krav på, at bestyrelsens afgørelse prøves på førstkommende gene-
ralforsamling, og sagen sættes på dagsordenen som et særligt punkt. Såfremt den
ekskluderede ønsker at bruge denne mulighed, skal anmodning herom fremsættestil
bestyrelsen inden fire uger efter, at eksklusionen er meddelt. Bestyrelsens afgørelse
om eksklusion gælder, selvom den er krævet indbragt for generalforsamlingen, med-
mindre bestyrelsen bestemmer andet.

Stk. 3: Generalforsamlingen kan enten godkende eller modsætte sig bestyrelsens be-
slutning om eksklusion med almindeligt flertal.

Stk. 4: Såfremt et ekskluderet medlem senere anmoder om optagelse i foreningen,
afgør bestyrelsen spørgsmålet.

§ 7 Ordinær generalforsamling

Stk. 1: Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed i alle anliggender,
medmindre andet fremgår af disse vedtægter.

Stk. 2: Ordinær generalforsamling afholdes en gang årligt inden udgangen af juni må-
ned.

Stk. 3: Bestyrelsen indkalder til generalforsamling med mindst seks ugers varsel ved
Opslag på foreningens Hjemmeside, same alle kommunikationsredskaber (Facebook
og Discord) samt e-mail til alle medlemmer med kendt e-mailadresse. Indkaldelsen
skal indeholde tid og sted og foreløbig dagsorden, samt oplysning om, at forslag fra
medlemmer skal være fremme hos bestyrelsen senest fire uger før generalforsamlin-
gen. Bestyrelsen kan selv fremsætte forslag. Endelig dagsorden udsendes senest to
uger før generalforsamlingen på samme måde som indkaldelsen, og den endelige
dagsorden skal indeholde oplysning om de forslag, som skal behandles, de valg, der
skal foretages, og regnskab og andre bilag til dagsordenen skal medfølge.

Stk. 4: Adgang til generalforsamlingen har alle foreningens medlemmer, samt perso-
ner bestyrelsen har inviteret. Stemmeret har alle medlemmer, der har været medlem
af foreningen i mindst to måneder og ikke er i kontingentrestance. Der kan kun
stemmes ved personligt fremmøde. Børn og unge kan, fra de er fyldt 15 år, selv ud-
øve medlemsrettighederne, herunder stemme på generalforsamlingen. Stemmeretten
for medlemmer under 15 år udøves af en forælder.

Stk. 5: En lovlig indkaldt generalforsamling er beslutningsdygtig uanset antallet af
fremmødte.

Stk. 6: Generalforsamlingen ledes af en dirigent, der vælges af generalforsamlingen,
og som ikke må være medlem af bestyrelsen.

Stk. 7: Beslutninger træffes ved almindeligt flertal. Til vedtægtsændringer og beslut-
ning om opløsning kræves dog kvalificeret flertal, jf. §§ 13 og 14. Ved personvalg er
den valgt, der opnår flest stemmer.

Stk. 8: Valgbar til bestyrelsen er ethvert medlem, der er fyldt 15 år. Flertallet i besty-
relsen skal dog udgøres af personer, der er fyldt 18 år. Valgbar som revisor er ethvert
medlem, der er fyldt 18 år.

Stk. 9: Dirigenten afgør spørgsmål om afstemninger. Dirigenten kan bestemme skrift-
lig afstemning.

Stk. 10: Bestyrelsen sørger for, at der tages referat over generalforsamlingens be-
slutninger. Referatet godkendes og underskrives af dirigenten.

§ 8 Dagsorden for ordinær generalforsamling

Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal mindst omfatte følgende punkter:
1) Valg af dirigent
2) Bestyrelsens beretning
3) Aflæggelse og godkendelse af det reviderede årsregnskab for det forløbne år
4) Aflæggelse og godkendelse af bestyrelsens forslag til kontingent og budget for
det kommende år
5) Behandling af indkomne forslag
6) Valg til bestyrelsen
a) Valg af formand (i lige år)
b) Valg af kasserer (ulige år)
c) Valg af øvrige bestyrelsesmedlemmer
d) Valg af en suppleant
7) Valg af en revisor
8) Eventuelt

§ 9 Ekstraordinær generalforsamling

Stk. 1: Ekstraordinær generalforsamling kan til enhver tid indkaldes af bestyrelsen og
skal indkaldes, når mindst en femtedel af foreningens stemmeberettigede medlemmer
skriftligt over for bestyrelsen fremsætter krav herom med angivelse af det emne, som
kræves behandlet.

Stk. 2: Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes senest seks uger efter, at kra-
vet er modtaget. Indkaldelse skal ske med mindst to ugers varsel. Reglerne om ind-
kaldelsesmåde og generalforsamlingens gennemførelse gælder i øvrigt på samme må-
de som for ordinær generalforsamling.

§ 10 Bestyrelsen
Stk. 1: Bestyrelsen er foreningens daglige ledelse og repræsenterer foreningen i alle
forhold. Bestyrelsen kan nedsætte nødvendige udvalg og arbejdsgrupper til varetagel-
se af løbende eller enkeltstående opgaver.

Stk. 2: Bestyrelsen består af 3-7 medlemmer, en formand og 2-6 yderligere med-
lemmer. Bestyrelsen konstituerer i øvrigt sig selv, og foretager fornøden fordeling af
opgaverne. Alle valg sker på ordinær generalforsamling for to år. I lige år vælges for-
mand og 2-3 medlemmer og i ulige år vælges 3-4 medlemmer. Én-To suppleanter
vælges hvert år for et år. Såfremt en suppleant indtræder i bestyrelsen, skal den på-
gældende bestyrelsespost besættes ved valg på den førstkommende ordinære gene-
ralforsamling.
Såfremt bestyrelsesformanden træder af, træder et siddende bestyrelses-
medlem ind i posten som midlertidig formand, og dennes tidligere post bliver besat af
supplikanten.

Stk. 3: Bestyrelsen kan selv fastsætte en forretningsorden. Bestyrelsen er beslut-
ningsdygtig, når mindst 3 medlemmer er til stede. Der udarbejdes referat af bestyrel-
sens møder.

§ 11 Regnskab og revision

Stk. 1: Foreningens regnskabsår er kalenderåret.

Stk. 2: Bestyrelsen udarbejder årsregnskab. Regnskabet skal indeholde resultatopgø-
relse over driften samt status. Dette regnskab revideres og skal godkendes af gene-
ralforsamlingen.

Stk. 3: Regnskabet revideres af to af generalforsamlingen valgte revisorer. På hver
ordinær generalforsamling vælges én revisor for to år.

Stk. 4: Revisorerne skal hvert år gennemgå årsregnskabet og påse, at det er regn-
skabsmæssigt korrekt, og at indtægter og udgifter er udtryk for rimelige dispositioner.
Revisorerne skal forsyne årsregnskabet med en påtegning. Revisorerne har til enhver
tid adgang til at påse bogføring og foreningens beholdninger.

§ 12 Tegningsret og hæftelse

Stk. 1: Foreningen tegnes af formanden sammen med et bestyrelsesmedlem eller af
tre bestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsen kan foretage alle dispositioner, dog skal køb,
salg og pantsætning af fast ejendom godkendes af generalforsamlingen ligesom låne-
optagelse på mere end 50000 kr. skal godkendes af generalforsamlingen.

Stk. 2: Bestyrelsen kan meddele et udvalg eller en person fuldmagt til at foretage di-
spositioner på vegne af foreningen.

Stk. 3: Der påhviler ikke foreningens medlemmer nogen personlig hæftelse for de for-
pligtelser, der påhviler foreningen. Bestyrelsesmedlemmer hæfter heller ikke for disse
forpligtelser.

§ 13 Vedtægtsændringer

Stk. 1: Ændring af vedtægterne kan ske på enhver generalforsamling, når mindst to
tredjedele af de afgivne stemmer er for forslaget.

Stk. 2: Vedtagelse af fusion med en anden forening afgøres efter reglerne om ved-
tægtsændringer.

§ 14 Opløsning

Stk. 1: Beslutning om foreningens opløsning kræver vedtagelse på to på hinanden
følgende ekstraordinære generalforsamlinger. Der skal mindst være seks uger mellem
de to generalforsamlinger. Til vedtagelse af opløsning kræves, at mindst to tredjedele
af de afgivne stemmer er for beslutningen på begge generalforsamlinger.
Stk. 2: På den afsluttende generalforsamling skal træffes beslutning om, hvilke al-
mennyttige formål foreningens formue skal anvendes til. Ingen medlemmer kan få
andel i formuen.

Stk. 3: Til at forestå opløsningen af foreningen vælger den afsluttende generalforsam-
ling to personer til at gennemføre alle nødvendige dispositioner.

§ 15 Sprog

Stk. 1: Dansk er det officielle sprog i klubben vedrørende alle dokumenter af legal ka-
rakter, men der vil blive vedlagt en uofficiel engelsk oversættelse af både legale do-
kumenter og general annoncering.

Hafnia Langsværd Akademi – 2/6/2023